PNS calon peserta izin belajar wajib mengajukan permohonan kepada Kepala Badan untuk memperoleh rekomendasi mengikuti seleksi/mendaftar pada institusi pendidikan. PNS calon peserta izin belajar yang dinyatakan diterima pada institusi pendidikan mengajukan permohonan izin belajar kepada Bupati c.q Kepala Badan melalui Kepala OPD.

Syarat Permohonan Rekomendasi :

1. surat permohonan;
2. salinan sah surat keputusan pangkat terakhir;
3. salinan sah surat keputusan jabatan terakhir;
4. salinan sah surat persetujuan/akreditasi dari lembaga pendidikan yang akan diikuti;
5. salinan sah KARPEG.

Permohonan izin belajar dilampiri dokumen administrasi sebagai berikut :

1. surat permohonan izin belajar dari PNS yang bersangkutan kepada kepala OPD;
2. salinan sah surat keputusan Pengangkatan PNS;
3. salinan sah surat keputusan pangkat terakhir;
4. salinan sah penilaian kinerja pegawai 1 (satu) tahun terakhir;
5. ijazah terakhir;
6. daftar riwayat hidup (DRH) dan daftar riwayat pekerjaan (DRP);
7. surat rekomendasi Kepala OPD bahwa yang bersangkutan memiliki motivasi tinggi untuk mengembangkan diri, loyalitas, dan berdedikasi tinggi;
8. surat rekomendasi dari kepala OPD bahwa proses pendidikan tidak mengganggu tugas kedinasan;
9. surat pernyataan/keterangan Kepala OPD yang menyatakan :

1. Tidak sedang menjalani hukuman disiplin PNS tingkat sedang atau berat;dan
2. Surat keterangan tidak pernah dijatuhi sanksi pelanggaran kode etik PNS tingkat sedang atau berat;

10. salinan sah surat persetujuan/akreditasi minimal B lembaga pendidikan yang akan diikuti dari lembaga yang berwenang;
11. surat keterangan diterima sebagai peserta didik aktif dari institusi pendidikan;
12. jadwal pendidikan/kuliah per semester;
13. jadwal mengajar bagi PNS Guru;
14. jadwal shif bagi PNS dengan kerja shift;
15. surat pernyataan tidak mengikuti Kelas Jauh dan/atau Sabtu Minggu dari PNS yang bersangkutan di atas materai;
16. uraian tugas pokok dan fungsi PNS yang bersangkutan yang diketahui oleh kepala instansi;
17. surat rekomendasi dari Kepala BKPSDM Kabupaten Bantul

Surat izin belajar dapat dibatalkan oleh pejabat yang berwenang baik sebelum maupun sesudah menyelesaikan pendidikan. Surat Izin Belajar dibatalkan karena :

1. dikemudian hari ditemukan bukti bahwa PNS tidak memenuhi syarat;
2. dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat;
3. memalsukan keterangan syarat izin belajar;dan
4. proses pendidikan mengganggu kedinasan.